Dicas para conscientizar sua equipe e evitar resistência durante a adoção de boas práticas


Há um tempo em que é preciso abandonar as roupas usadas, que já tem a forma do nosso corpo, e esquecer os nossos caminhos, que nos levam sempre aos mesmos lugares. É o tempo da travessia: e, se não ousarmos fazê-la, teremos ficado, para sempre, à margem de nós mesmos.” Fernando Pessoa

Este artigo é uma reunião de técnicas simples para ajudar a trabalhar com a conscientização de equipes, minimizando a resistência dentro de projetos de adoção deboas práticas.

1) Reconheça o verdadeiro risco de seu projeto falhar

“Não sei bem se é de técnicas que eu preciso. O problema mesmo, Fernando, é que onde eu trabalho, as pessoas são muito resistentes.” 

Perdi as contas de quantas vezes escutei este depoimento de profissionais durante treinamentos e consultorias. Este argumento parece justificar a falta de inciativas paramudanças organizacionais.

A verdade é que a resistência a mudanças é um fator humano e não há lugar onde não exista.

Ao contrário do que você pode estar pensando: não, seu ambiente não é tão mais difícil dos demais, pois mesmo diante da diversidade de fatores culturais, em todo ambiente empresarial existe um elemento comum, que é a maior das preocupações quando se trata deriscos em projetos de conscientização: as pessoas.

Portanto, o primeiro passo é reconhecer que conscientizar pessoas não é fácil, mas é um trabalho a qual você terá que se dedicar inúmeras vezes durante a vida, independente de adoção ou não de boas práticas. Concluir que o lugar onde você trabalha atualmente torna esta tarefa impossível é uma simples ilusão!

Conhecer a respeito dos diferentes perfis de pessoas com quem trabalha pode ajudar a vencer um pouco do pessimismo diante da resistência. A seguir, indico algumas leituras que me ajudaram:

2) Escolha a pessoa certa para liderar o projeto

A responsabilidade de “contaminar” a organização com novas iniciativas precisa ser responsabilizada, gerenciada e medida por um líder. Algumas habilidades profissionais desejadas são: empatiacomunicação, iniciativa e resiliência.

A depender do cenário, a pessoa ideal pode estar dentro da empresa. Em outros casos, é adequado que alguém de fora seja escolhido, para dar a impressão de que a equipe está respirando “novos ares” quando começar a interagir com este líder.

3) Envolva a equipe o mais cedo possível

As pessoas costumam participar de maneira positiva quando se sentem sujeitos ativos durante a mudança, e negativamente quando passivos.

Não tente deixar para envolver a equipe no final da execução do projeto de adoção de boas práticas, quando os processos /procedimentos /políticas já estão modelados e prontos para serem aplicados. É bem provável que você se frustre se fizer isso.

4) Escute

Assim como qualquer outro projeto, este exige participação da equipe de forma colaborativa e contínua.

A equipe é responsável por tarefas para definir requisitos, escopo, riscos, entre outrasáreas de conhecimento envolvidas em um projeto. Escutar sua equipe pode fazer toda a diferença durante a adoção de boas práticas.

5) Invista em capacitação contínua

Imagine que você está adotando as boas práticas da ITIL para realizar um diagnóstico emodelagem de processos, ou estruturando uma metodologia interna de gerenciamento de projetos baseada no PMBOK.

Em ambos casos, você investe em uma capacitação de 24h para a equipe que será afetada por este projeto e obtém o comprometimento de todos com o treinamento.

Ao concluir a etapa descrita no parágrafo anterior, significa que a capacitação está concluída, certo? Errado.

Durante a adoção de boas práticas, treinamentos constantes devem ser ministrados, alguns genéricos e outros mais específicos à área de atuação do profissional. Alguns para toda a equipe, outros para um grupo menor. Alguns introdutórios outros avançados.

6) Crie bons canais de comunicação 

Todos que são afetados pela adoção das boas práticas devem ser comunicadosfrequentemente sobre o avanço do projeto, os benefícios obtidos, problemas enfrentados, entre outras informações relevantes.

Busque uma ferramenta de comunicação que mais se adéque ao seu ambiente: boletim digital, folhetos, emails, eventos, etc.

7) Motive

Como em todo projeto, recompensas são essenciais para a motivação da equipe. As próprias boas práticas de gestão de projetos recomendam que todo projeto deve contar com um plano de como motivar a equipe durante sua execução, incluindo formas de recompensar.

8) Dê exemplo

É importantíssimo que os membros de gerência, diretoria e alta administração estejam disciplinados em relação ao uso das novas práticas para que isso contamine positivamente o restante da equipe. Lembre-se “A palavra convence, mas o exemplo arrasta.”

9) Persista

Encontrar resistência não é motivo para desistir. Quanto maior for a persistência pela aderência às boas práticas, maior a probabilidade de obter resultados (parece óbvio o que acabei de escrever, mas precisa ser dito).

Não espere que 99% da organização passe a seguir o novo procedimento / processo ou aderir a qualquer que seja a mudança no momento exato que esta entra em vigor. Preveja os desvios de procedimentos em sua gestão de riscos e planeje como combatê-los.

Relatórios mensais podem ser encaminhados, registrando os desvios de procedimentos eações corretivas; reuniões devem ser usadas para tratar dos episódios em que ocorreram estes desvios; reciclagens podem ser previstas para profissionais em novos treinamentos. Tudo, enfim, deve ser tratado de forma transparente e contínua.

A própria insistência contribui para que todos passem a tratar com seriedade a inovação implementada e desenvolver novos hábitos de trabalho.

Fonte: Portal GSTI

 

Abs
Luiz

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