6 dicas para economizar tempo com o Outlook


Organização e atalhos são as chaves da eficiência, quando se trata de enviar emails para clientes, consumidores e colegas. Responder dentro do prazo é crucial para os negócios, então guarde estas dicas do Microsoft® Office Outlook® com você, para ficar atualizado e organizado.

1. Mantenha a caixa de entrada organizada

A coisa mais importante a se manter também é, às vezes, a mais difícil: uma caixa de entrada limpa. Não tenha medo de excluir! Fazer uma limpeza geral depois de alguns meses é bom para a alma. Ajuda a eliminar a bagunça; Os itens excluídos podem ser removidos permanentemente da sua conta, clicando-se em Esvaziar. Apenas certifique-se de que não haja nada de que você irá precisar um dia. Você também pode arquivar itens velhos com a opção Arquivamento automático. Ter pastas organizadas por tópicos é útil, desde que não haja tantas subdivisões que tudo fique confuso. Você também pode armazenar mensagens no cofre, o que irá automaticamente arquivar as mensagens.

2. Nunca mais veja a mensagem “Sua caixa de entrada está quase cheia” de novo

As pastas são ótimas para manter a organização; entretanto, a menos que elas estejam armazenadas no seu disco rígido, elas ainda vão lotar a sua caixa de entrada. Armazenar as pastas no disco rígido irá reduzir as mensagens na caixa de entrada, garantindo que haja espaço suficiente e evitando o temido avido “Sua caixa de entrada está quase cheia”.

Para mais informações sobre como salvar mensagens em um arquivo de Pasta Particular (.pst), acesse esta página de instruções do Microsoft Office.[1]

  1. No menu Arquivo, destaque Novo e clique em Arquivo de dados do Outlook.
  2. Selecione Arquivo de Pastas Particulares do Office Outlook (.pst) e clique em OK.
  3. Na caixa Nome de arquivo, digite um nome para o arquivo e clique em OK.
  4. Na caixa Nome, digite um nome de exibição para a pasta .pst.

O nome da pasta associada ao arquivo de dados aparece na Lista de pastas. Para ver a Lista de pastas, no menu Ir, clique em Lista de pastas. Por padrão, a pasta será chamada Pastas particulares.

Você também pode clicar em “Armazenar no cofre”, para selecionar que itens você gostaria de manter no ciberespaço – para o caso de você precisar deles de novo.

3. Crie um atalho para novas mensagens

Para aqueles que enviam emails frequentemente, configurar modelos de email pré-endereçados e armazenados em uma pasta de atalho na sua área de trabalho irá fazer com que você digite muito menos (e, indiscutivelmente, diminuir o risco de tendinite). Para criar esse atalho, clique com o botão direito na sua área de trabalho:

  • Selecione Novo
  • Selecione Atalho.
  • Em ‘Digite o local do item’, digite ‘mailto:’ seguido pelo endereço do destinatário (tudo sem espaços)
  • Depois de clicar em ‘Avançar’, você poderá dar um nome à sua nova pasta de atalho

Assim que você tiver terminado, terá um email pré-endereçado pronto para enviar, sempre que clicar no ícone.

4. Avisos de ausência temporária são importantes

Os avisos de ausência temporária irão evitar que seus colegas e contatos desperdicem tempo valioso se perguntando se e por que você os está evitando. Mesmo que você possa verificar seus emails remotamente, ativar os avisos de ausência temporária irá permitir que os outros saibam que você pode não receber os emails deles até voltar. Uma boa ideia é incluir informações de contato em caso de emergência, para que aqueles que precisarem entrar em contato com alguém possam fazê-lo com facilidade. Se o seu servidor usa do Microsoft Exchange, configurar o aviso de ausência temporária é simples:

  • Selecione Ferramentas
  • Selecione Assistente de Ausência Temporária
  • Marque Enviar respostas automáticas de Ausência Temporária, selecione Intervalo de datas e digite a mensagem
  • Clique em OK

Para mais detalhes, clique aqui.

5. É absolutamente fundamental usar a verificação ortográfica em qualquer coisa que você escreva

Essa é uma ferramenta que nos faz pensar como foi que nos viramos sem ela. É simples verificar e corrigir o texto em qualquer email. Se você clicar com o botão direito em uma palavra escrita errada, outras opções de ortografia daquela palavra irão aparecer, permitindo que você escolha uma. Para verificar um email inteiro, basta pressionar F7, no seu teclado, e você poderá verificar a ortografia e a gramática de todo o documento.

6. Conheça os atalhos de teclado.

Os atalhos de teclado são práticos para verificar, enviar e salvar emails rapidamente. Alguns dos atalhos usados mais comumente (+ significa ‘junto com’; não é a tecla + de ‘soma’) são:

CTRL + D Excluir
CTRL + R Responder
CTRL + F Encaminhar
CTRL + N Nova mensagem
CTRL + P Imprimir
CTRL + C Copiar
CTRL + V Colar
CTRL + X Cortar
ALT + S Enviar

F7 Verificar ortografia
F9 Verificar se há emails
F12 Salvar documento como

Seta para cima
Mensagem seguinte
Seta para baixo Mensagem anterior

Para uma lista completa de atalhos do Outlook, clique aqui.

As dicas e truques do Outlook permitem que você fique no controle de tudo, esteja você no escritório ou em trânsito. Tanto os atalhos personalizados quanto os padrão irão deixar a sua vida muito mais fácil, no tocante a interagir com eficiência via email. Quanto melhor você se comunicar rapidamente com seus colegas e contatos, melhor eles poderão se comunicar com você.

Para mais informações
Atalhos de teclado do Microsoft Office Outlook

Microsoft e Outlook são marcas registradas do grupo de empresas Microsoft.

[1] Este tutorial se aplica ao Microsoft Outlook 2003 e ao 2007.

Fonte: HP

Abs

Luiz

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